JHS-strategia

 

2006-12-22

 

Sisällys

 

1. JOHDANTO
2. TOIMINTA-AJATUS TAVOITTEET JA PAINOPISTEALUEET

2.1. Toiminta-ajatus
2.2. Tavoitteet

2.3. Painopistealueet
3. TOIMINTASTRATEGIA
3.1. Strategiset linjaukset
3.1.1. Suositusten soveltamisala
3.1.2. Suositusten kytkentä hankintatoimen kehittämiseen
3.1.3. JHS-järjestelmän suhde standardisointiin
3.1.4. JHS-suositusten sitovuus kohderyhmille
3.2 Strategiset menestystekijät
3.2.1. Yhteistyöverkosto
3.2.2. Suositusaiheiden tunnistaminen ja valinta
3.2.3. Hankehallinta
3.2.4. Resurssit
3.2.5. Tunnettuus
3.2.6. Ohjeistohakemisto
4. OHJAUS- JA TOIMINTAMALLI
4.1. Ohjausmalli
4.1.1. JUHTA
4.1.2. JHS-jaosto
4.1.3. Yhteistyöverkosto
4.1.4. Muut sidosryhmät
4.2. Toimintamalli
5. VIESTINTÄ
5.1. Viestinnän kohderyhmät ja viestintätoimenpiteet
5.1.1. JHS-suositusten käyttäjät
5.1.2. JHS-työn aloitteentekijät ja valmistelijat
5.1.3. JHS-työn kommentoijat
5.1.4. Yritykset
5.1.5. Tiedotusvälineet

5.1.6. JUHTAn jäsenet

5.1.7. JHS-työn muut sidosryhmät
5.1.8 Muut tahot
6. TOIMINNAN ARVIOINTI

1. Johdanto

Julkisen hallinnon suosituksia (JHS) on laadittu vuodesta 1992 lähtien tuolloin lakkautetun VHS-järjestelmän (valtionhallinnon standardit) sijasta. Suositukset hyväksyy julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta JUHTA ja niiden laatimista ohjaa JUHTAn alainen JHS-jaosto (ennen vuotta 2004 JHS-ohjausryhmä). JHS-suosituksilla levitetään hyviä käytäntöjä, edistetään yhteentoimivuutta ja parannetaan sähköisen hallinnon ja asioinnin kehittämisen edellytyksiä.

Vastuu JHS-järjestelmän operationaalisesta toiminnasta kuuluu sisäasiainministeriölle, jossa se on 1.10.2006 lähtien organisoitu uuden KuntaIT-yksikön yhteyteen, alueiden ja hallinnon kehittämisosastolla. KuntaIT-strategiassa on linjattu, että KuntaIT kehittää kuntasektorille yhteisiä palvelu-, tieto- ja tietotekniikka arkkitehtuureja yhteistyössä kuntasektorin ja valtionhallinnon kanssa sekä edistää avoimia standardeja suosivien integraatio- ja rajapintaratkaisujen toteuttamista, sekä niiden käyttöä palvelujen kehittämisen perustana.

Siirtymävaiheessa kohti julkisen hallinnon yhteistä tietohallintotoimijaa eli JulkIT:tä tietohallintoa ohjaavat ValtIT ja KuntaIT. Sosiaali- ja terveysalan tietohallintoa ohjaa sosiaali- ja terveysministeriö ja terveydenhuollon oikeusturvakeskus TEO. Sosiaali- ja terveysalan kansallisista tietotekniikkapalveluista vastaa Kansaneläkelaitos. Tavoitteeksi on asetettu, että JulkIT aloittaa toimintansa viimeistään vuoden 2009 alussa.

JHS-suositusten lisäksi julkisessa hallinnossa tehdään runsaasti muita toiminta- ja sektorikohtaisia suosituksia. Useat valtionhallinnon toimialakohtaiset tietojärjestelmät vaikuttavat myös välittömästi tai välillisesti kuntien tietohallintoon. Toimialakohtaisia suosituksia ja ohjeita varten toteutetaan myös kansallinen ohjeistohakemisto, jonka kautta eri lähteistä tulevat dokumentit ovat helposti löydettävissä.

2. Toiminta-ajatus, tavoitteet ja painopistealueet 

2.1. Toiminta-ajatus

JHS-järjestelmän tehtävä on parantaa julkisen hallinnon tuloksellisuutta luomalla edellytykset palvelujen ja toimintojen kehittämiselle sekä tehostamalla olemassa olevan tiedon hyödyntämistä. JHS-järjestelmän tarkoituksena on myös edistää yhteistyötä, tietojärjestelmien yhteentoimivuutta ja turvallisuutta julkisen hallinnon sisällä sekä julkisen ja yksityisen sektorin välillä.

2.2. Tavoitteet

Vuonna 2009 JHS-järjestelmä on arvostettu ja laadukas julkisen hallinnon ohjeisto, joka ohjaa tietotekniikan hyödyntämistä erityisesti palvelutuotannossa. Järjestelmätoimittajat hyödyntävät JHS-järjestelmää laajasti tietojärjestelmien kehittämisessä ja julkisen hallinnon organisaatiot niiden hankinnoissa. Julkisen hallinnon yhteinen ohjeistohakemisto on otettu käyttöön.

2.3. Painopistealueet

JHS-järjestelmän painopistealueet ovat:

  • Tietojärjestelmien yhteentoimivuus: tiedonsiirrossa tarvittavat metatiedot, yhteiset rajapinnat ja niiden hallinta, tietorakenteet, koodistot ja sanastot, sähköistä asiointia ja hallintoa tukevat palvelut
  • Yhteisten tietovarantojen hyödyntäminen: kertaalleen kerätyn tiedon käytön edistäminen, päällekkäisten rekisterien vähentäminen, liittymät palveluiden kehittämiseen
  • Asiointikäyttöliittymät: monikanavaisuus, yhtenäisyys ja esteettömyys
  • Tietojen käsittelyyn liittyvä tietoturva ja tietosuoja: kaikissa suosituksissa huomioitava niiden vaikutukset tietoturvaan ja tietosuojaan
  • Palvelujen kehittämistä tukevat hyvät käytännöt: paikallisesti kehitettyjen hyvien käytäntöjen levittäminen kansallisesti

3. Toimintastrategia

3.1. Strategiset linjaukset

3.1.1. Suositusten soveltamisala

JHS-suositukset laaditaan pääsääntöisesti koko julkishallintoa ja sille palveluita tuottavia organisaatioita koskeviksi. Toimialakohtaisia valmiita ohjeita, suosituksia tai eritelmiä voidaan julkaista JHS-suosituksina, jos niillä on laaja vaikuttavuus julkisessa hallinnossa. Tällöin tulee varmistaa, että eri hallinnonaloilla laaditut suositukset hyväksytetään yhteisen menettelyn kautta.

3.1.2. Suositusten kytkentä hankintatoimen kehittämiseen

Hankintatoimi on viime vuosina osoittautunut yhdeksi haastavimmista julkisen hallinnon toiminnoista. Erityisesti tietotekniikka-alan hankinnoissa on hankintalainsäädännön lisäksi huomioitava teknologian nopea kehitys. JHS-suositusten laadinnassa tulee huomioida niiden hyödynnettävyys tietotekniikan alan hankinnoissa, silloin kun se suosituksen aiheen huomioiden on järkevää. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että suositusta laadittaessa otetaan kohderyhmänä huomioon hankintayksikön lisäksi myös järjestelmä- tai laitetoimittajat. Parhaiten tämä tapahtuu ottamalla kohderyhmien edustajia mukaan suositusten laadintaan ja niiden kommentointiin.

3.1.3. JHS-järjestelmän suhde standardisointiin

JHS-suositus ei saa olla ristiriidassa SFS-standardien tai Suomea velvoittavien eurooppalaisten standardien tai normien kanssa. JHS-suositus voi kuitenkin suositella yksittäisen standardin käyttöä tai ohjeistaa standardien soveltamista.

Suomessa standardisointia ohjaa ja koordinoi Suomen Standardisoimisliitto SFS ry. JHS-suositukset eivät sinällään ole standardeja, samassa merkityksessä kuin SFS-standardit, mutta SFS:n kriteerit täyttävät suositukset voidaan vahvistaa myös kansallisiksi SFS-standardeiksi. Tällöin JHS-suosituksen tulee käydä läpi myös SFS:n standardisointiprosessin mukaiset vaiheet.

SFS:n määritelmän mukaan standardit:

  • Laaditaan konsensusperiaatteella
  • Lähetetään ennen vahvistamista lausunnolle kaikille olennaisille tahoille
  • Ovat tunnustetun puolueettoman tahon, yleensä standardisoimisjärjestön, hyväksymiä asiakirjoja
  • Ovat yleisesti saatavilla olevia asiakirjoja
  • On tarkoitettu yleiseen ja toistuvaan käyttöön
  • Ovat vapaaehtoisia, mutta viranomaiset voivat edellyttää päätöksissään niiden noudattamista

3.1.4. JHS-suositusten sitovuus kohderyhmille

Kuten standardit, JHS-suositukset ovat vapaaehtoisuuteen perustuvia, mutta niiden noudattamista voidaan edellyttää viranomaisten päätöksellä. Viranomainen, jolla on omalla sektorillaan määräyksenantovalta, voi velvoittaa määräysvaltansa piiriin kuuluvia julkisen sektorin toimijoita noudattamaan yksittäisiä JHS-suosituksia.

Järjestelmä- ja laitetoimittajien toimintaa voidaan ohjata JHS-suosituksilla hankintatoimen kautta. Käyttämällä JHS-suosituksia tarjouspyyntöjen liitteinä ja suositusten noudattamista tarjousten arviointikriteerinä, voidaan edistää yhteentoimivuutta.

3.2 Strategiset menestystekijät

JHS-suosituksilla tavoitellaan mahdollisimman suurta vaikuttavuutta kohdealueillaan. Strategisia menestystekijöitä vaikuttavuuden saavuttamiseksi ovat aktiivinen yhteistyöverkosto, oikeiden suositusaiheiden tunnistaminen, toimiva hankehallinta, riittävät resurssit ja hyvä tunnettuus kohderyhmissä. Tärkeä strateginen työkalu tulee olemaan kansallinen ohjeistohakemisto, jonka toteuttaminen aloitetaan vuoden 2007 alusta.

3.2.1 Yhteistyöverkosto

Koska JHS-suositusten laatimiseen tarvitaan asiantuntijuutta useilta eri sektoreilta, tarvitaan niiden tuottamiseen laaja yhteistyöverkosto, jonka resursseja voidaan hyödyntää. Nämä resurssit ovat tyypillisesti asiantuntijoiden työpanosta.

Jotta yhteistyöverkostoa voidaan hyödyntää, täytyy JHS-organisaatiolla olla riittävä henkilöresurssi toiminnan koordinoimiseen. Lisäksi työryhmien toimintaa tulee voida tukea tarjoamalla käyttöön työkaluja sihteeristöpalveluja. Erityisesti on tarvetta tarjota asiantuntijatyövoimaa kirjoittamaan itse suositusta työryhmän tarjoaman asiantuntemuksen ja näkemyksen pohjalta.

Yhteistyöverkoston syöte JHS-järjestelmälle voi olla myös suhteellisen valmis suositus, ohje tai tekninen erittely, joka voidaan julkaista JHS-järjestelmän puitteissa.

Laajasta yhteistyöverkostosta on hyötyä myös, kun tarvitaan palautetta tekeillä olevista suosituksista (keskustelutilaisuudet, kommentointi, lausunnot).

Työkaluja verkoston ylläpidossa ovat JHS-järjestelmän verkkosivusto, JHS-jakelulista, JHS-seminaarit ja yhteydenpito JHS-työhön osallistuneisiin asiantuntijoihin.

3.2.2. Suositusaiheiden tunnistaminen ja valinta

Oikeiden suositusaiheiden valinta on oleellinen menestystekijä JHS-työssä. Jotta resurssit voidaan kohdistaa niin, että niistä saada mahdollisimman suuri hyöty, täytyy kyetä arvioimaan suositusaiheiden tarvetta, kypsyyttä, toteuttamiskelpoisuutta ja kustannuksia.

Keinoja suositusaiheiden arviointiin ovat käsittely JHS-jaostossa, tarvittaessa esittely JUHTAlle ja kommenttien pyytäminen verkostolta. Keskeinen toimija arvioinnissa on JHS-jaosto, jossa täytyy olla edustettuna painopistealueisiin liittyvää asiantuntemusta. Arvioinnissa voidaan hyödyntää myös KuntaIT:n ja ValtIT:n yhteistyöverkostoa.

Yksittäisiä suositusaihioita arvioitaessa on kiinnitettävä huomiota erityisesti:

  • Suosituksen kohderyhmiin (kattavuus)
  • Suosituksen tarpeellisuuteen ja käyttökelpoisuuteen
  • Yhteentoimivuuden ja yhteisten arkkitehtuurien toteuttamisen edistäminen

3.2.3. Hankehallinta

JHS-järjestelmän piirissä on jatkuvasti useampia samanaikaisia hankkeita käynnissä. Hankkeiden välillä voi olla myös keskinäisiä riippuvuuksia. Hankkeiden järjestäytynyt seuranta ja ohjaus on tarpeen, jotta hankkeista saadaan haluttu lopputulos riittävän nopeasti.

Keinoja hankkeiden seurantaan ja ohjaukseen ovat JHS-sihteerin työpanos, JHS-jaoston toiminta, hankkeista raportointi ja asiantuntijatyöpanoksen tarjoaminen hankkeiden käyttöön.

3.2.4. Resurssit

Toimiakseen JHS-järjestelmä tarvitsee riittävät resurssit ja puitteet. Järjestelmän käytössä tulee olla vähintään yksi henkilötyövuosi (JHS-sihteeri), rahaa asiantuntijapalveluiden ja kokous yms. kulujen kattamiseen, sekä suositusprosessia tukevat verkkotyökalut. Rahoitus tulisi olla selvillä useammaksi vuodeksi etukäteen, jotta toiminnan pitkäjänteinen suunnittelu olisi mahdollista.

Tärkein työkalu suositusten, ohjeiden ja hyvien käytäntöjen levittämiseen toimiva verkkopalvelu. Kansallisen ohjeistohakemiston toteuttaminen on ensisijaisia strategisia tavoitteita myös JHS-järjestelmän kannalta.

3.2.5. Tunnettuus

Koko JHS-järjestelmän ja yksittäisten suositusten tunnettuus on oleellinen menestystekijä. Suosituksilla saatava hyöty on sitä suurempi, mitä useampi kohderyhmiin kuuluva tuntee järjestelmän. Tunnettuus palvelee myös JHS-hankkeiden toteuttamista.

Keinoja tunnettuuden lisäämiseen ovat viestintä, markkinointi ja ajankohtaisten suositusten tuottaminen. Huomiota tulee kiinnittää myös suositusten luettavuuteen ja ymmärrettävyyteen.

3.2.6. Ohjeistohakemisto

Ohjeistohakemiston tavoitteena on parantaa koko julkisen hallinnon toimintojen kehittämiseen liittyvien määräysten, ohjeiden ja suositusten löydettävyyttä. Keskeisiä toimintojen kehittämisalueita ovat: tietohallinto, sähköinen asiointi, tietoturvallisuus, asiakirjahallinto sekä yhteiskunnan tietojärjestelmien määrittelyt (koodistot ja tunnusjärjestelmät). Yhtenä keinona tämän tavoitteen saavuttamisessa on verkon kautta käytettävän tietotekniikkaan liittyvien määräysten, suositusten ja ohjeiden hakemiston ja hakumahdollisuuksien rakentaminen. Hakutoimintojen tehostamiseksi hyödynnetään myös metatiedon antamia mahdollisuuksia (Selvitys ohjeistohakemiston toteuttamisesta, valtiovarainministeriö, hallinnon kehittämisosasto, 2004).

4. Ohjaus- ja toimintamalli

4.1. Ohjausmalli

4.1.1. JUHTA

JUHTA vahvistaa JHS-toiminnan strategiset linjaukset ja pitkän aikavälin toteuttamisohjelmat. JUHTA hyväksyy myös yksittäiset JHS-suositukset, JHS-jaoston esityksen pohjalta.

4.1.2. JHS-jaosto

JHS-jaosto ohjaa suositusten laatimista, koordinoi suositushankkeita ja huolehtii mm. yhtenäisistä lausunto- ja kuulemismenettelyistä. JHS-jaosto vastaa myös JHS-järjestelmän tunnettuuden edistämisestä, suositusten käyttöönoton tuen koordinoinnista sekä JHS-järjestelmän kehittämisestä. JHS-jaosto laatii JHS-järjestelmän pitkän aikavälin toteuttamisohjelmat ja vuotuisen toimintasuunnitelman, jotka JUHTA vahvistaa.

4.1.3. Yhteistyöverkosto

JHS-järjestelmän työskentelyyn osallistuvat henkilöt ja heidän edustamansa organisaatiot muodostavat yhteistyöverkoston, jota ilman järjestelmä ei kykenisi tuottamaan ja levittämään suosituksia. Tärkeimpiä yhteistyötahoja on lueteltu alla.

  • Tietotekniikka-alan yritykset
  • Kuntaliitto
  • Ministeriöt
  • Kuntien yhteistyöverkostot
  •  ValtIT
  • Arkistolaitos
  • Sosiaali- ja terveysala: STM, Stakes, Kela
  • Rekisteripooli
  • Valtionvarainministeriön VAHTI-ryhmä
  • Paikkatietoasioiden neuvottelukunta
  • Standardointiorganisaatiot: SFS, Tieke, W3C:n Suomen toimisto

4.1.4. Muut sidosryhmät

JHS-järjestelmän sidosryhmiin kuuluu myös tahoja, jotka eivät vaikuta suoraan järjestelmän toimintaan. Näistä tärkein on suositusten käyttäjät. Tunnettuuden kannalta tärkeä sidosryhmä on myös viestintävälineet. Näiden huomioimiseksi JHS-järjestelmällä tulee olla myös selkeä viestintästrategia.

4.2. Toimintamalli

JHS-järjestelmän toimintamalli on kuvattu JHS 136 -suosituksessa.

5. Viestintä

Keskeinen haaste JHS-työssä on tavoittaa oikeat kohderyhmät. Viestintä ei saa olla pelkästään yksisuuntaisesti tiedottavaa, yhtä tärkeää on kerätä kehittämistarpeita, kommentteja ja muuta palautetta kohderyhmiltä. 

5.1. Viestinnän kohderyhmät ja viestintätoimenpiteet

5.1.1. JHS-suositusten käyttäjät

JHS-järjestelmän yleisen tunnettuuden lisääminen on keskeinen tavoite. JHS-järjestelmän verkkosivut ja JHS-jakelulista ovat tärkeimmät työkalu käyttäjiin suunnatussa viestinnässä. On myös tärkeää varmistaa suositusten helppo saatavuus ja käyttökelpoisuus sekä varmistaa se, että jokaiseen suositukseen on kirjattu yhdyshenkilö tai yhteystaho, joka antaa lisätietoa suosituksesta ja sen soveltamisesta. Käyttäjille järjestetään mahdollisuuksien mukaan myös koulutusta suositusten käyttöönoton edistämiseksi.

5.1.2. JHS-työn aloitteentekijät ja valmistelijat

Kaikkiin aloitteisiin tulee vastata perustellusti, vaikka päätös jatkotoimenpiteistä olisi kielteinenkin. Suositusten valmistelijoihin tulee säilyttää tiivis yhteys koko suosituksen laatimisprosessin ajan ja tarpeen mukaan koko suosituksen elinkaaren ajan.

5.1.3. JHS-työn kommentoijat

Lausuntokierrosvaiheessa on varmistettava, että kaikki oleelliset intressitahot tulevat kuulluiksi. Tätä varten ylläpidetään listaa vakiolausunnonantajista, jota täydennetään tapauskohtaisesti valituilla lausunnonantajilla. Kaikki lausuntokierrokset ovat julkisia ja kuka tahansa voi halutessaan antaa lausunnon.

5.1.4. Yritykset

Tietotekniikan alan toimijat, erityisesti laite- ja ohjelmistotoimittajat, ovat tärkeä sidosryhmä JHS-työn kannalta. JHS-järjestelmän tunnettuutta yritysten keskuudessa lisätään aktiivisella tiedottamisella ja henkilökohtaisten kontaktien avulla.

5.1.5. Tiedotusvälineet

Tiedotusvälineet ovat tärkeä sidosryhmä JHS-järjestelmän yleisen tunnettuuden kannalta. JHS-hankkeisiin liittyvistä asioista tehdään lehdistötiedotteita, mikäli niiden arvellaan omaavan uutisarvoa. Tiedotusvälineitä kutsutaan JHS-aiheisiin tilaisuuksiin. Tiedotusvälineiden edustajia (esim. tietotekniikan ammattilehdistöä) voidaan pitää ajan tasalla myös tapaamisilla, joissa kerrotaan yleisesti toiminnasta.

5.1.6. JUHTAn jäsenet

JUHTAn kokouksissa tapahtuvan raportoinnin lisäksi JHS-sihteeri tiedottaa JUHTAn jäseniä JHS-järjestelmän ajankohtaisista asioista. JUHTAn jäsenillä on osallistumisoikeus JHS-jaoston kokouksiin ja JHS-jaoston puheenjohtaja sekä JHS-sihteeri osallistuvat JUHTAn kokouksiin, mikä mahdollistaa toimivan kaksisuuntaisen viestinnän JUHTAn ja JHS-jaoston välillä.

5.1.7. JHS-työn muut sidosryhmät

Muihin sidosryhmiin kuuluu niin julkisen kuin yksityisen sektorinkin organisaatioita. Julkiselta sektorilta keskeisiä ovat muut tietohallinnon kehittämistyötä tekevät tahot; sektorikohtaiset organisaatiot ja työryhmät sekä poikkihallinnolliset ryhmät ja neuvottelukunnat. Yksityisen sektorin organisaatioista tärkeitä yhteistyökumppaneita ovat yritysten lisäksi tietohallinnon ja -tekniikan standardointityötä tekevät organisaatiot. Mainitut organisaatiot ovat kaikissa tapauksissa tiedottamisen kohteita, mutta lisäksi ne voivat toimia aloitteita tekevinä tai kommentoivina kumppaneina.

5.1.8 Muut tahot

Muita tahoja ovat esimerkiksi muiden maiden julkiset hallinnot. JHS-verkkosivuston yleinen osuus ja suositusten tiivistelmät julkaistaan myös ruotsin- ja englanninkielisinä.

6. Toiminnan arviointi

JHS-järjestelmän vaikuttavuutta arvioidaan osana KuntaIT:n asiakastyytyväisyyden mittaamista ja ValtIT-asiakaskyselyä.